同济大学协同办公系统电子公文归档工作培训会举行

  为做好新版协同办公系统电子公文归档工作，6月2日上午，同济大学校长办公室与档案馆联合在逸夫楼二楼演讲厅举办培训会，学校各单位的电子公文秘书共八十余人参加。

  为适应工作发展需要，同济大学于2014年下半年对协同办公系统的功能进行了升级。在升级过程中，增加了归档模块，实现文档一体化，相关系统软件最近已调试完毕。为了做好新系统的归档工作，同济大学制定了《同济大学协同办公系统电子公文归档管理暂行办法》，对各类文件的归档范围、方法、流程等进行了明确规定。

  培训会上，同济大学档案馆介绍了协同办公系统电子公文归档接口软件的研发过程及软件功能中的创新亮点，并用图文并茂的方式，结合典型实例，对《同济大学协同办公系统电子公文归档管理暂行办法》进行了详细解读。根据新的归档办法，主办部门在文件办结时，可根据文件的重要程度决定是否归档，节约了档案管理系统网络存储空间和档案库房存储空间；协同办公自动化系统与档案管理系统的数据交换自动进行，归档过程只需在协同办公系统中操作，不必再登录档案管理系统；档号编制规则中增加部门代码，使同一部门的档案相对集中，便于查找和利用。