学会简报2006年第1期(第16期)
上海市档案学会高校专业委员会 2006年2月18日
上海市档案学会高校档案专业委员会第十二次会员代表大会召开
2005年12月9日下午，上海市档案学会高校档案专业委员会第十二次会员代表大会在上海师范大学文苑楼召开，来自40余所高校的130多名会员代表参加了会议，市教委办公室副主任许波莅临会议，上海师大党委副书记兼副校长蒋威宜教授出席会议并致辞。
会议听取了陈华新理事长所作的高校档案专业委员会第四届理事会工作报告，审议通过了修订后的《上海市档案学会高校档案专业委员会章程》和高校档案专业委员会财务报告，选举产生了第五届理事会，举行了2004年高校档案专业委员会优秀论文颁奖仪式。上海交通大学档案馆、上海师范大学档案馆和邦德职业技术学院档案室还向大会提交了书面交流材料。
陈华新理事长在工作报告中回顾了本会四年来开展的工作，对本会今后的工作思路提出五点建议：一是要强化档案资源建设的责任意识，加大依法治档的力度，坚持抓源头，大力推进档案资源建设；二是要突出档案服务学校的大局意识，强化服务意识，深化服务机制，创新服务手段，打造服务品牌，为学校教学、科研、育人和管理决策提供高效能的服务；三是要深化抢抓机遇谋求发展的创新意识，善于发现并抓住机遇，大力推进岗位工作创新，使高校档案工作年年有较大的发展；四是要确立内涵建设以人为本的发展意识，在“十一五”期间，大力培养和引进人才，营造良好的成长机制、激励机制和约束机制，努力构建学习型、研究型、开放型档案馆；五是要树立集成资源形成合力的增效意识，打破条块分割、相互封闭的格局，实行区域“联合共建”，形成集收藏、管理、服务、研究于一体的高校档案工作大平台，争取出成果、出人才。
会上，许波副主任发表了讲话。她对高校档案专业委员会四年来在发展学会会员，组织学术交流活动，开展档案学理论、应用技术研究，进行业务探讨等方面所做的工作给予充分肯定，就如何发挥学会的优势，开创学会工作的新局面提出四点建设性意见：①正确认识学会的地位和作用，拓展学会工作的空间，把握学会工作的主线，协助市档案局实施行业管理，做好市教委的助手和参谋。②发挥人才、智力和文化优势，以“高”、“新”、“活”的要求精心组织各种档案学术交流活动，促进档案理论与技术水平的提高。③进一步加强学会自身建设，健全组织机构，充分发挥理事会和常务理事会的作用，不断增强档案学会的活力和凝聚力。④充分发挥学会的咨询服务功能，加强调查研究，拓宽服务领域，创新服务手段，促进上海高校档案事业的共同发展。她同时希望新一届理事会发扬学会的优良作风，认真总结过去，科学地规划未来，抓住当前难得的发展机遇，开拓创新，携手并进，使学会的工作在“十一五”期间能够取得新的更大的进步，为打造上海高校档案工作新优势做出应有的贡献。
会员大会结束后，新一届理事会成员通过了常务理事会人选。常务理事通过无记名投票，选举产生了正副理事长、正副秘书长。理事长：沈如松；副理事长：朱小怡、冯方一、袁继军；秘书长：顾建建；副秘书长：叶政、郑詠海。至此，本会的换届工作圆满结束。（高校专业委员会秘书组供稿）
上海市档案学会高校档案专业委员会理事大会召开
2006年1月6日，上海市档案学会高校专业委员会假座上海工程技术大学召开理事大会，上海市教委办公室副主任许波以及全体理事出席了会议,上海工程技术大学校长汪泓教授到会，强调了档案工作的重要性，介绍了学校的总体情况，并对各位理事的光临表示欢迎。
会议由朱小怡副理事长主持，首先向各位离任的理事赠送纪念品，并对他们担任理事期间，对学会所做的大量工作表示感谢。沈如松理事长讲话，对今年学会工作做了具体的布置，今年高校专业委员会将着力开展学术研究活动，成立多个课题组开展活动，高校专业委员会将建立自己的网站，具体工作由华东师范大学档案馆负责，沈如松理事长还宣布了常务理事的分工。
许波副主任作了讲话，充分肯定了新一届理事会自成立以来所做的工作，介绍了上海市教育改革发展的总体情况，并强调指出：在此背景下，今年高校专业委员会的工作应抓好五个“一”，即完成一个市级以上档案科研课题，组织一次档案专题培训或讲座，组织一次考察学习活动，组织一次档案工作研讨会，建设一个信息网站。（高校专业委员会秘书组供稿）
华东师范大学认真规划“十一五”档案信息化发展蓝图
2005年11月～12月，华东师范大学档案馆启动“十一五”规划调研，通过在校内发放调研表，组织专兼职档案干部赴浦东新区档案局（馆）、深圳档案馆、广东省档案馆、福建省档案馆、上海对外贸易学院、上海工程技术大学、东华大学、上海水产大学、华南师范大学、深圳大学、福州大学、厦门大学等多家单位进行学习调研，研究发展趋势，明确发展方向，谋划发展大局。目前已完成“十一五”学校档案信息化建设专项规划建议书，递交学校信息化办公室，争取纳入学校“十一五”信息化建设专项规划。（华东师范大学档案馆供稿）
高校电子校务环境下的档案管理研讨会在复旦召开
由复旦大学信息办、档案馆联合举办的“高校电子校务环境下的档案管理”研讨会于2005年11月28日至12月1日在复旦举行，来自北京大学、清华大学、上海交通大学、南京大学、浙江大学、中国科技大学、西安交通大学、南开大学、天津大学、吉林大学等全国63个高校或区县档案馆的85位领导和技术专家参加了会议，上海市档案局副局级巡视员马长林、上海市教育委员会信息中心主任陈海强、上海市档案局业务督导处处长杨永和等领导到会并发表了重要的讲话，复旦大学副校长徐忠教授致欢迎词。
中国高等教育学会高校档案工作分会秘书长、南京大学档案馆馆长汤道銮介绍了全国高校档案信息化的情况，近年来高校档案信息化工作有了长足的发展，但发展不平衡，特别是很多学校的档案信息化工作仍局限于档案部门的内部，没有纳入学校信息化建设的总体规划，因此在数据接口、规范等方面存在很多问题。
武汉大学信息管理学院博士生导师刘家真教授做了“电子校务环境下的档案管理”主题报告，重点阐述了档案信息安全、信息服务等问题。
复旦大学信息办副主任张计龙作了复旦大学信息化校园建设情况以及复旦大学档案管理系统研发情况的介绍。从2001年开始，复旦大学启动了信息化校园的建设工作，2年前，校园电子公务系统正式启用，到今年百年校庆，一期工程基本结束，基本建成一个完整统一、技术先进、高效稳定、安全可靠的基于Internet/Intranet的信息化校园系统，为交叉学科建设提供学术交流平台，为改善学生培养环境提供完整的信息化解决方案，建立有效的科研管理系统、提供高效规范的教师管理系统，提高学校内部管理系统的效率、建成集成的校园信息系统。在校务工作信息化的同时，一个直接的问题就是电子文件大量产生，给文件归档工作带来新的挑战，要求有相应能力的档案管理系统作支撑。经过充分的前期准备，档案馆与信息办合作，共同研究高校档案数字化管理的方法和途径，开发一套适合高校档案管理的软件系统，特别是适合信息化校园的大环境，与校园电子公务、人事、学生、教学、科研等业务子系统有良好的接口，能够支持学校各项工作的档案管理系统。“电子校务环境中的档案管理系统”这一课题已列入在上海市档案局科研项目，也得到他们的大力支持，目前该项目进展顺利。
与会代表就校园信息化建设过程中档案信息化问题进行了热烈的研讨，纷纷表示要学习、推广复旦大学的经验，将档案信息化纳入学校信息化建设的总体规划，在校园实现信息化的同时，同步实现档案信息化、数字化。 （复旦大学档案馆供稿）
六个“一”—东华大学档案馆加大创新力度
2005年，东华大学档案馆以谋划“十一五”规划为契机，加大创新力度，形成以“六个一”为主要内容的档案工作创新体系。“六个一”包括：1、树立一个新思维。创新是发展不竭的动力。档案馆通过实施以创新为导向的激励机制，鼓励和支持创新型思考与实践，从而积极应对馆内外管理环境的变化和新旧工作方式的转变。档案馆2005年还首次开展年度档案工作十大进展项目评选，重点表彰创新性工作及成果。2、打造一个新平台。根据档案信息化建设及校园数字化建设的要求，档案馆适时引进档案网络管理软件，在去年试点运行的基础上，2005年大幅度改善硬件支撑条件，进行全面推广。同时起草《东华大学电子文件归档管理办法（试行）》，为下一步电子文件归档工作做准备，以逐步实现业务流程的合理重组，建立档案信息资源的在线建设利用平台、档案专兼职人员“零距离”的实时沟通平台。3、建立一个新窗口。档案馆根据学校主体转移松江的要求，在新校区建立新馆，探索分校区建设框架下的档案工作建设，两校区档案工作现已同步运转。4、开辟一个新领域。档案馆去年主动请缨将原学校统计年鉴改版为综合性教育年鉴，2005年《东华大学年鉴》（2004、2005）两卷书稿完成。今后档案馆将进一步深化档案编研内涵，走常编常新之路。5、构建一个新基地。档案馆担负着校史馆和纺织史博物馆的管理工作，2005年纺织史博物馆被列为首批上海高校民族文化博物馆之一，档案馆将凭借由两馆组合而成的基地为校园文化、社区文化乃至城市文化服务。6、建设一个新团队。针对近两年新老成员更替频繁的情况，档案馆着重激发团队意识和热情，使得爱馆兴馆，人人有责，并通过轮岗、一岗多能，鼓励员工开拓工作视野，为馆的发展建言献策，营造出人才为本、人人皆可成才的氛围。（东华大学档案馆供稿）
2005年华东理工大学档案馆工作简讯
1、根据校部规定，档案馆从新年后第一个工作日起严格执行错时工作制，做到上午8点到下午6点对外提供不间断服务，大大方便了利用者。
2、集中全馆力量，下大决心进行了历时两个多月的所有馆藏案卷目录和绝大部分卷内目录主要著录项的大规模检查，修改了相当数量的白字、错字、漏字、繁体字、空格，统一了年度、月份、括弧等标点符号的著录方式，删除了若干重复或没有与之对应的案卷和卷内文件的记录，对有些同名记录作了补充说明。调整、统一了部分门类案卷的排架序列，对1993年后的党群和行政档案全部换装了新的档案盒，并重新编排流水号，方便查找。与此同时，清查、核对了所有门类馆藏案卷的目录数，并在计算机中得以确认，真正摸清了学校三个全宗档案的确切总量，提高了档案管理、统计的准确性和可靠性。为了防止档案人员录入信息时继续出现随意性，强调、制定了《档案信息计算机录入注意事项》，并分发到所有人员手中。
3、为了进一步强化岗位责任制，明确、规范工作流程，提高工作办事效率，适应学校档案工作新形势，根据校部、处长办公会议要求和“精兵、简政、高效、开放，定岗明责”精神，年末，档案馆进行了内部管理体制的大幅度改革，将原按档案门类管理设岗的方式全部转变为现在的按工作职能来设岗。
4、在校基建处的大力配合下，将原建校初至“文革”前几十余建筑物的基建档案与留存在基建处的另外甲、乙、丙三套数量均不完整的图纸，进行了逐一清点、替换、合并，对有些已破碎的老图纸作了认真辨认和粘贴，形成了一套比较完整的数量达1500余件老基建档案，并收藏进了档案馆。对30幅极其具有保存价值的馆藏长（大）照片档案请专业公司作了数字化处理，便于今后复制和提供网上展览等。（华东理工大学档案馆供稿）
上海交大档案“四五”普法工作获上海市档案局高度评价
2006年1月6日，上海市档案局对交大档案“四五”普法工作进行了检查。档案馆陈华新馆长代表学校做了工作汇报。与会的上海市档案局领导充分肯定了交大档案工作一手抓法制，一手抓发展的指导思想，特别是对交大能突破传统档案工作的藩篱，以档案法规为准绳，以档案工作为基础，以事业发展为主线，形成激励和制约机制，保障工作创新，不断拓展档案工作的功能，建立了诸如校史研究、展览等宣传、教育、展示平台，为学校中心工作，乃至社会提供更为广泛服务给予了极高的评价，并认为交大档案工作创新、实干的工作作风在本市高校具有榜样作用，值得推广。（上海交通大学档案馆供稿）
华东师范大学召开档案工作评优表彰大会
2006年1月17日下午，华东师范大学档案工作先进集体和先进个人表彰大会隆重举行，大会对2004—2005年度档案工作中做出突出成绩的校长办公室等8个先进集体、6个优秀集体，厉薇薇等26名先进个人标兵、先进个人、优秀个人和“数字城市空间信息系统关键技术”等4项“十五”重大科研成果档案奖获得者予以表彰。会上，先进集体代表、校办副主任代蕊华；先进个人代表、研究生院兼职档案员厉薇薇；“十五”重大科研档案奖获得者、资环学院地理信息科学教育部重点实验室吴健平教授分别作大会交流发言。大会由档案馆馆长朱小怡主持，校党委副书记林在勇、学校档案工作分管领导童祖光、校长助理任友群、档案工作委员会专家委员郑祥民出席表彰会并为获奖单位和个人颁奖。会上，林在勇副书记发表了热情洋溢的讲话，对广大专兼职档案人员的辛勤工作及取得的成绩表示敬意，并通报了学校已经将档案馆馆舍建设、校史博物馆建设纳入学校“十一五”规划，并正式上报教育部的情况，给与会的专兼职档案人员以极大的鼓舞。最后，学校档案工作分管领导童祖光在讲话中回顾了过去两年学校档案工作的发展情况，提出了“以科学发展观统领档案工作全局，努力为建设世界知名的综合性研究型大学服务”的“十一五”学校档案事业发展目标。校档案工作委员会委员、各院、系、机关部处室、直属单位分管档案工作的领导和兼职档案员近百人出席会议。（华东师范大学档案馆供稿）
附：
许波在上海市档案学会高校档案专业委员会年会上的讲话
（稍有删节）
（2005.12.9）
各位领导、各位代表、各位同仁：
首先我代表上海市教育委员会向市档案学会高校档案专业委员会2005年年会暨第十二次会员大会的顺利召开表示热烈的祝贺，向上一届理事会辛勤而有成效的工作表示衷心的感谢，并向为这次会议精心提供会务安排的上海师范大学表示诚挚的谢意。
四年来，高校档案专业委员会遵循办会宗旨，发扬开拓进取精神，团结和组织广大会员，在积极发展学会会员，组织学术交流活动，开展档案学理论、应用技术研究，进行业务探讨等方面做了大量工作，充分发挥了学会“桥梁纽带、组织协调、理论研究、学术交流、咨询服务的功能”，取得了可喜的成绩，体现出活动形式多样性、研究成果实用性、学术交流广泛性等特点，为不断促进本市高校档案事业的健康发展做出了积极贡献，充分发挥了学会的参谋助手作用。这是市档案学会、市档案局业务指导部门的大力支持、精心指导和理事会成员的无私奉献、群策群力以及本市高校全体档案工作者的不懈追求、共同努力的结果。
近几年来，随着高校改革发展的不断深化，各档案馆（室）围绕学校的建设目标和中心工作，致力于推动档案工作与学校整体工作同步协调发展，在档案信息化建设、档案资源开发利用、档案馆功能拓展、档案科研、档案队伍建设、档案馆舍建设等方面都进行了有益的探索，产生了一些新做法、新经验和新成果，使上海高校档案工作呈现出蓬蓬勃勃又各具特色的发展态势。
“十一五”期间是上海市教育改革发展和全市高校档案工作扎实推进和实现跨越式发展的关键时期，档案信息化建设、档案馆功能建设、档案法制建设和档案队伍建设仍将是档案建设的内涵和重点工作。在这期间，高校档案学会工作将面临新的机遇和挑战。在此我就如何发挥学会的优势，开创学会工作的新局面提出几点意见，供大家参考。
1、正确认识学会的地位和作用
高校档案专业委员会是高教系统的群众性社团组织，是档案学术活动的重要载体，是联系专家、学者及档案工作者的桥梁和纽带。当前，档案工作正面临着新的变革，随着政府机构的改革和《行政许可法》的实施，教育行政管理和档案行政管理中原有的管理模式和行政手段要不断更新，一些事务性的工作要从行政管理中分离出来，高校档案工作从主要依靠行政手段向依法治档转变，从而给档案学会的工作性质带来相当大的变化，也为学会工作拓展了空间，高校档案学会的地位更重要了、任务更多样了。而信息化建设又使传统的档案工作发生了自纸质档案产生以来最深刻的一次革命。在纸质档案环境进入到电子档案环境的急剧变革中，我们面对的不单是新旧观念的激烈碰撞，更要面对电子档案管理的理论与实践的双重困惑。可以断言，今后的档案工作对学术研究、对继续教育的依赖将会更加强烈。这又给我们档案学会工作开辟了广阔的用武之地。我们要紧紧抓住这个大好机遇，找准学会工作的切入点，把握学会工作的主线，协助市档案局实施行业管理，做好市教委的助手和参谋，勇于创新，敢于实践，努力成为推动上海高校档案事业深化发展的“智囊团”和“思想库”，为领导决策提供科学依据；努力成为档案学理论与实践的积极探索者及档案学术活动的领导者和组织者。
2、进一步加强档案学术研究和交流
档案学会最主要的职责是组织、开展学术研究和交流活动，促进档案学术水平、技术水平和管理水平的提高。学会要发挥我们的人才、智力和文化优势，以“高”、“新”、“活”的要求精心组织各种档案学术活动。“高”即要高瞻远瞩，扩大视野，在较高的起点和层面上，精心组织各种学术活动，提高学术研究的质量和层次。“新”即要研究新形势下高校档案工作的新情况、新问题、新要求，特别要加强新领域档案工作和档案工作重点问题的探索和实践，如：档案工作体制变革、档案信息资源的整合、档案工作网络信息化建设、档案馆社会文化功能开发、电子文件等新型档案载体的管理、数字档案馆建设、档案工作服务领域的拓展、多校区档案管理、民办高校档案管理等，开展档案工作领域的前瞻性、战略性、预警性研究，争取多出成果。“活”即要开拓思路，不拘一格，开展灵活多样、丰富多彩的活动，活跃学术气氛，如举办专家讲座、学会论坛、学术报告会、专题研讨会、档案编研成果展览、演讲比赛、知识竞赛，参与教育培训工作，组织会员外出参观考察，进行专题调查研究，积极撰写档案学术论文，加强与中国档案学会、市档案学会、市社联及相关部门和领域的联系，开展与图书馆、博物馆、文化馆、科技情报中心以及史学界的交流与合作，组织引导会员单位或会员单独或联合承接档案科研课题，以促进档案理论与技术水平的提高。对一些重点、难点、有争议的内容和项目，可以通过学会搭建研究平台，组织集体攻关，加强协作，集思广义，共同研讨，做大研究课题。
3、继续加强学会的自身建设
搞好自身建设，是学会工作的重要保证。当前，我们要进一步解放思想，开拓创新，用严谨的科学态度和求实、进取的科学精神做好学会工作。要始终坚持正确的政治方向，贯彻落实“三个代表”重要思想，牢固树立科学发展观，使档案学会真正成为党联系广大档案工作者的纽带和桥梁。要加强学会领导班子的作风建设，健全学会组织机构，本着民主办会的原则，充分发挥理事会和常务理事会的作用，明确职责，健全和完善理事会工作制度，加强工作的计划。要牢固树立全心全意为会员服务的意识，主动倾听会员的呼声，反映会员的建议和要求，依靠广大会员，服务广大会员，不断增强档案学会的号召力、凝聚力和战斗力。要认真开展调查研究，为档案事业发展献计献策，针对民办学校的加入和各校档案工作人员变动较大的情况，建议在近期内对高校新从事档案工作的人员进行一次普查，以吸收更多的档案工作人员成为学会会员，这不仅有利于学会队伍的发展和壮大，而且可以使一批新上岗的档案工作人员尽快适应工作角色，并积极投入到档案学术研究工作中来。
4、充分发挥学会的咨询服务功能
本会可根据上海高校档案工作实际情况和需要，吸收一批专家学者组成咨询组，加强调查研究，拓宽服务领域，创新服务手段，提供有针对性、有实效的服务。如针对当前上海高校档案事业发展中的重大问题提出咨询意见与建议，促进档案业务建设与科学管理，体现鲜明的上海地方特色，保持上海高校档案工作在全国的领先地位；对新建高校的档案工作进行宏观指导，提供专家咨询，进行综合评估，并提出相应对策；开展档案信息系统的研究，为各类高校推荐科学、合理、实用、规范、通用的标准化应用软件；建设本会档案网页，设立热点栏目和交流平台，及时上传学会和各馆室工作动态，畅通档案信息网络平台运作，及时回复网上信息查询，加强馆际之间、馆室之间的多向联合,形成综合档案信息网络,扩大信息资源的传递与利用,实现资源共享。
今天的会议的时间虽然不长，但是内容丰富，我们回顾了第四届理事会成立以来的工作，肯定了成绩，交流了情况，分析了形势，总结了经验；修改了学会章程；举行了优秀论文颁奖；选举产生了第五届理事会，完成了新老交替。在大家的共同努力下，会议达到了预期目的。在这里，我还要向多年来为发展档案事业和勤勤恳恳热心从事学会工作的同志们，向第三届、第四届学会理事长陈华新馆长表示衷心的感谢和崇高的敬意！希望你们继续关心、支持学会工作。同时对新一届理事会表示热烈地祝贺。在“十一五”全市档案工作处于跨越式发展的关键时期，新一届理事会肩负着光荣而艰巨的历史使命，希望新一届理事会发扬学会的优良作风，认真总结过去，科学地规划未来，抓住当前难得的发展机遇，勇敢地迎接新的挑战，也希望全体学会会员在新一届理事会的领导下，相互学习，取长补短，开拓创新，携手并进，使学会的工作在“十一五”期间能够取得新的更大的进步，为打造上海高校档案工作新优势做出更大的贡献。
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