上海市高校档案工作简报第17期
上海市档案学会高校档案专业委员会 2006年6月22日
上海高校档案信息网开通
在上海市档案学会高校档案专业委员会理事会的领导下，经过华东师范大学档案馆有关同志的辛勤努力，上海高校档案信息网（http://202.120.80.174）或（http://www.shgxda.ecnu.edu.cn）于2006年3月31日正式开通。这是国内首家由高校档案学会主办的网站，设有学会介绍、学会简报、馆际交流、学术前沿、成果展示等多个栏目，为上海高校档案部门信息交流、资源共享、成果展示提供了一个平台，对促进上海地区高校档案工作整体水平的提高必将起积极作用。(秘书组供稿)
同济大学冯方一馆长当选教育部直属高校档案工作协会理事长教育部直属高校档案工作协会第五次代表大会暨第九次学术研讨会4月在湖南长沙中南大学举行，来自教育部67所直属高校的89位代表出席了会议。湖南省教育厅、中南大学的有关领导到会祝贺。在这次会议上，修改并通过了《教育部直属高校档案工作协会章程》，选举产生了教育部直属高校档案工作协会第四届理事会，复旦大学档案馆副馆长邱佩芳当选理事,同济大学档案馆冯方一馆长当选理事长。(秘书组供稿)
民办普通高校档案工作座谈会召开
2006年4月14日，上海市教委办公室在杉达学院召开了民办普通高校档案工作座谈会，20所民办高校的档案人员全部到会，与之结对的高校档案馆（室）负责人或档案人员也出席了会议。
会上，各民办高校档案人员一一汇报了各校档案工作的基本情况，包括学校档案工作体制、档案基础业务建设等方面的情况。自2005年市教委下发了关于民办普通高校档案管理的一系列文件和布置了相关工作要求以来，各民办普通高校进一步提高了对档案工作的认识，明确了档案工作分管领导，基本配备了专兼职档案员，构筑起了档案管理三级网络，积极建章立制，着手对历年来形成的档案进行清理。其中震旦职业学院、邦德职业技术学院、杉达学院和建桥职业技术学院等学校的档案工作已有了一定的进展，一些新建高校业已将档案工作列入学校各项管理中。但档案业务基础薄弱、规范化水平较差、制度不健全、档案开发利用层次和效率低下及档案管理系统的建设和使用起步迟缓等问题仍然是民办普通高校档案业务建设的薄弱环节。
结对学校的档案人员简要介绍了与民办高校开展结对工作的情况。会议还就做好民办高校档案检查工作进行了广泛的交流，提出了一些建设性的意见和建议。与会者一致认为，此次会议开得十分及时、有效，对促进高校档案工作的交流和发展、提高民办普通高校档案管理水平有较大的推动作用。(上海市教委办公室供稿)
“高校档案数据库建设策略研究”项目通过上海档案局立项
由上海市档案学会高校档案专业委员会承担的“高校档案数据库建设策略研究”课题，日前通过上海市档案局立项。该研究项目旨在从高校档案数据库建设现状调查、分析入手，着重研究高校档案数据库标准、资源建设及安全保障体系等问题，建立一套适应信息化校园建设需要的档案信息数据库框架，对高校档案数据库建设做出科学的规划，为教育主管部门指导高校档案信息化工作提供决策依据，加快高校数字档案馆建设进程，为今后架构统一的高校档案信息平台提供准备。它主要有五个方面的具体研究内容：⒈高校档案信息数据库建设的现状；⒉信息化校园建设对高校档案信息数据库的要求和发展趋势；⒊高校档案信息数据库标准；⒋高校档案信息数据库资源建设策略及方法；⒌高校档案信息数据库安全保障措施。目前该课题的研究工作已全面展开。(学术组供稿)
高校专业委员会理事会议召开
6月2日至3日，上海市档案学会高校档案专业委员会理事会召开会议，23位理事或理事代表出席了会议，上海市教育委员会办公室顾建建老师到会。会上，沈如松理事长通报了本学期开学以来理事会的主要工作，对照教委领导的年初所提出的“五个一”要求，即完成一个市级以上档案科研课题、组织一次档案专题培训或讲座、组织一次考察学习活动、组织一次档案工作研讨会和建设一个信息网站，做到了时间过半，任务过半。沈如松理事长要求大家继续鼓劲，全面提高上海高校档案工作的整体水平。朱小怡副理事长着重介绍了高校档案信息网站的建设情况和今后发展方向，要求各个单位及时将信息、馆室简介等报网站，大家共同努力，将网站建设好。冯方一副理事长讲话，对开展下一阶段工作做了动员。(秘书组供稿)
上海交通大学“档案信息服务和管理系统”获国家档案局优秀科技成果三等奖
“上海交大档案信息服务和管理系统”2005年初获上海市档案科技研究成果一等奖。同年又荣获国家档案局优秀科技成果三等奖。
“上海交大档案信息服务和管理系统”是学校数字化大学建设的一个组成部分，获学校“985工程”百万元的资金投入。2004年底通过由上海市档案局组织的鉴定。该系统在研究档案管理理论、技术和方法创新的基础上，实现了档案信息利用的数字化、网络化和档案业务全过程的信息化管理。在高校档案信息化应用及系统内嵌可自主控制的网络搜索引擎、档案在线编研等方面处于国内领先水平，自主开发的异构数据库通用转换接口软件属国内档案领域首创。(上海交通大学档案馆供稿)
同济大学加强档案信息化建设
档案信息化管理工作，随着信息化校园、信息化城市的建设，已经逼迫档案工作者必须快马加鞭推进档案信息化建设进程。2004年在学校的支持下，同济大学档案馆购置了档案信息网络管理系统。全馆同志先熟悉、掌握该软件的应用，然后开展对部分兼职档案员使用“档案管理系统”软件的培训。前后分四批共培训了42名兼职档案员，有18个部门试用了该软件的。2005年开始，在对全校上百名兼职档案员进行了培训和指导的基础上，在全校范围内推广使用“档案管理系统”，实现了立卷部门通过校园网在“档案管理系统”中的预立卷。档案馆还规定了案卷级、文件级和全文录入的范围，使学校档案管理上了一个新台阶。
同时档案馆同志对馆藏档案进行了案卷目录的录入，到目前为止，已基本完成11万卷馆藏档案的案卷级录入。进一步的档案数字化工作已在酝酿计划中。
为了适应档案信息化管理的要求，同济大学档案馆全体同志都进行了计算机应用知识的培训，全馆同志的计算机操作水平有了相应的提高。(同济大学档案馆供稿)
同济大学档案馆进行新一轮岗位聘任
为了适应档案管理工作的发展和新的变化，同济大学档案馆对现有的馆内各工作岗位进行了重新调整，制定了各岗位的岗位责任书。采取了个人申请、组织协调、签定岗位责任书的竞聘上岗的工作流程。从2006年新学期开始，全馆同志已在新的岗位开始工作。(同济大学档案馆供稿)
发扬先进激励斗志 总结经验再创新绩——华东理工大学召开2006年档案工作总结暨表彰大会
2006年华东理工大学档案工作总结暨表彰大会于3月15日下午隆重召开，校档案工作委员会全体委员、各部门档案工作分管领导、兼职档案员、档案馆工作人员共100余人出席了会议。
会议根据两年一次的档案工作先进检查评比结果，对10个档案工作先进集体、15名档案工作先进个人、6名关心支持档案工作的领导进行了表彰。先进集体、先进个人和关心支持档案工作的领导三位代表分别就本部门和自己在档案工作中的心得和体会作了交流发言。
档案馆长刘荣、副馆长陆宪良分别对去年和今年的档案工作进行了全面总结和具体布置，并以图片和事例形象地说明归档材料的疏忽给今后利用工作所造成的危害。马玉录副校长最后作了重要讲话，既充分肯定了过去一年全体档案工作人员为学校所作的贡献，又从档案资源建设、档案信息化建设、深化改革档案管理新机制等方面对今年学校的档案工作提出具体的奋斗目标，明确档案工作要紧紧围绕今年学校“以教学评估为中心、以校区建设为重点”的工作重心，进一步强化档案管理与服务意识，发挥档案信息资源在学校建设与发展中的重要作用。(华东理工大学档案馆供稿)
华东理工大学档案馆资料整理出新招
本学期以来，华东理工大学档案馆在做好日常工作的同时，挤出时间对十几条系列的馆藏资料进行了清点、整理，建立了计算机目录管理表，编制了新的序列号，调整了标识项，核准了确切数量，按系列集中存放，方便了查阅。这项工作中，对馆藏数百张（件）科研项目奖状、证书分开编号，分别装入专用册和专用盒，解决了以前单页奖状、本式证书混放而容易翻乱的问题，有利于保存和方便利用；对原来作为资料保存的建校初期部分专业、夜大学生的零碎登记本和学籍卡进行了整理、编号、装盒，并建立了目录清单，数量约计1800件，使这部分学生原来在教学档案中查找不到的信息，如入学、毕业情况记录、学科成绩等得以弥补。整理工作中惊奇地发现了一些知名校友当时就读于华理工的原始记录，另外，还发现一些华理工前身——东吴、震旦等合并学校的有关史志和前苏联某些大学的画册，这些珍贵的资料对研究学校历史有极其重要的价值。(华东理工大学档案馆供稿)
上海交通大学2006年度档案工作会议召开
2006年3月16日上午，上海交通大学2006年度档案工作会议在闵行校区召开，校档案馆馆长陈华新主持会议，校党委副书记潘敏出席会议并讲话。校档案馆副馆长范巨山、袁继军，各业务科室负责人及全校机关部处、院系、直属单位分管档案工作领导共50余人参加了会议。
会议的主题是：深入贯彻上海市档案工作会议和文物管理委员会会议精神,明确学校“十一五”档案事业发展目标，部署2006年工作任务。
潘敏同志对档案工作在学校历史发展中的地位以及为精神文化建设所做的贡献给予了充分肯定，并就继续加强档案工作提出了几点要求：一是各部门领导要在思想上引起充分的重视，在人员、设备、工作条件等方面落实到位；二是兼职档案人员应在平时的工作中特别注意对重要资料的积累并向校档案馆归档；三是校档案馆要理顺档案工作的机制和管理体制，同时在工作手段的创新上多下工夫。校档案馆副馆长袁继军通报了学校2006年度档案文博工作要点：一是创新理念，进一步强化档案文博资源平台建设；二是强化管理，大力推进档案信息化建设；三是服务学校，进一步强化博物馆特色建设；四是同舟共济，努力推进钱学森图书馆基础性筹建工作；五是求真务实，认真做好馆庆筹备工作；六是科学治馆，大力推进馆务管理精密化。同时她还就2006年归档工作提出了具体要求：第一，机关部处、直属单位继续推行纸质、电子文件双套制归档模式，并在四月底之前完成归档工作；第二，今年拟选取船建、机动、电信、管理四个学院开展电子文件归档的试点工作；第三，院系应将档案工作的重点聚焦于“三重”（重要事件、重大活动、重大项目）档案的收集和归档上；第四，院系应确保承担的重大科研项目结题后及时归档；第五，院系应采取严格措施，确保学生成绩的真实性和准确性；第六，院系的研究生学位答辩材料，在完成纸质材料归档的同时，还必须完成信息条目的录入；第七，院系重大活动的照片、音频、视频、PPT等材料必须及时向校档案馆归档；第八，院系每年在专业课程中选择若干成绩优秀、卷面清晰、具有保存价值的答题试卷向校档案馆归档。
这是上海交大工作重心向闵行校区整体转移后召开的首次档案工作会议，对推动下一阶段档案工作的持续发展将发挥重要的作用。(上海交通大学档案馆供稿)
上海交通大学表彰机关部处、直属单位
电子文件材料预立卷管理评比的先进集体
根据《上海交大关于开展电子文件材料预立卷检查评比工作的通知》（沪交内(档)(2005)7号）的文件精神，上海交通大学档案馆和医学院档案馆及部分院系档案兼职人员对全校机关部处和直属单位的电子文件预立卷管理工作进行了检查评比。共评出一等奖二名，二等奖六名，三等奖十一名，鼓励奖若干名。在2006年3月16日召开的全校档案工作会议上，学校对获奖单位进行了表彰，党委副书记潘敏同志亲自为一、二等奖获奖单位颁发了获奖证书。(上海交通大学档案馆供稿)
应用技术学院检查部门预立卷工作
为了认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、国家教委《普通高等学校档案管理办法》，做好2006年的归档工作，进一步加强和规范学院的档案工作，并为学院2007年的本科教学工作水平评估做好扎实的基础工作，上海应用技术学院档案馆于3月16日至20日对机关各部门的档案预立卷工作进行了检查。通过检查发现，近几年来，在各部门的重视和努力下，档案预立卷工作已日趋规范和完善，为学院积累了大量的宝贵资料和信息资源。同时在检查中也发现了一些亟待解决的问题。档案馆将检查情况和对今后工作的建议及时反馈给了有关部门，要求各部门领导高度重视，并尽快加以改进。档案馆将积极配合学院各部门做好档案的归档工作，积累档案信息资源，使档案更好地为学院的各项工作服务，为广大教职工服务。(应用技术学院档案馆供稿)
上海电力学院顺利完成党员先进性教育活动材料的归档工作
根据沪委先办通（2005）5号文的要求，2005年12月上海电力学院专门召开了先进性教育活动材料的归档工作会议。出席会议的人员有：校党委书记、校先教办领导小组成员、档案室负责人、各院、系党总支书记等。
会上，校党委书记周光耀同志宣读了中央和市委的有关文件，阐述了这项工作的重要性、必要性；接着，组织部长王老师就文件材料的收集、归档分工作了说明，要求大家以饱满的热情和积极的态度投入到这项工作中；为保证这项工作的顺利进行，校先教办和校办档案室共同制订了《党员先进性教育活动材料归档工作要求细则》，档案室施颖燕老师解释了《细则》，并对归档工作作了详细的布置，约定了各个部门的归档时间。
会后，档案室同志分批对各总支的归档人员进行了业务培训。具体内容有：校级层面和各总支层面的材料收集、归档范围、纸张规格、文件材料的分类、卷内文件的排列顺序、页号的编写、卷内目录的填写、案卷题名、装订要求、齐全完整的概念等等。
经过全体人员的共同努力，至2006年3月底，上海电力学院党员先进性教育活动前期准备、学习动员、分析评议、整改提高等四个阶段的材料已归档完毕，总归档案卷数为78卷。(上海电力学院档案室供稿)
上海立信会计学院召开2006年度档案工作会议
2006年4月5日，上海立信会计学院2006年度档案工作会议隆重召开，院党委书记桑秀藩、院长助理胡厚麟到会并讲话。会议由两办主任主持。两办、教务处负责人，各系部办公室负责人及全体兼职档案员参加了会议。
党委书记桑秀藩讲话指出，档案工作是一项基础性的工作，反映了一所学校的工作水平、工作全貌和工作成效，重要的档案会成为光辉的历史，载入史册。桑书记对学院2005年的档案工作给予了肯定，对去年市档案执法检查的结果表示满意，并向全体档案员的辛勤工作表示了感谢。他希望专兼职档案员能继续敬业踏实，精益求精，追求卓越，本着对历史负责的态度，扎扎实实地做好档案工作，使我院的档案工作水平再上一个新台阶，为学院其他各项工作的发展服务。
院长助理胡厚麟对学院2005年的档案工作进行了回顾和总结。她指出，2005年的档案工作可以概括为“五个一”工程，即强化了一个意识，建立了一个网络，出台了一个汇编，打下了一个基础，通过了一个检查，通过这“五个一”工程，学院的档案工作明显上了一个台阶。胡厚麟同志又对2006年档案工作进行了部署。她说，今年的工作主要围绕“两个切实”来开展，即“切实重视档案工作和切实落实档案工作”，主要体现在五个方面：一是继续加强以法治档的力度，开展检查评比表彰活动；二是进一步推行部门预立卷信息化管理工作；三是落实会计档案整改归档问题，根据上海市档案局执法检查反馈意见书，要把所有独立帐号的会计档案按要求归档，进行集中统一管理；四是开展重点档案的收集归档工作；五是加强档案网页建设。
会上，院综合档案室主任于蓉就下半年的档案检查评比表彰活动作了详细布置，希望大家严格按照有关文件精神，认真开展自查工作，为检查评比做好准备。
交通大学医学院档案馆的王雅凤老师对专兼职档案员作了业务培训。她以本科教学评估为要求，结合学院档案工作实际，具体讲述了归档工作的各项要求和注意事项。(上海立信会计学院两办供稿)
团结协作，服务全局，努力开创我校档案工作新局面——上海师大档案工作暨2003-2005年度先进表彰会召开
2006年4月21日上午，上海师范大学档案工作暨2003-2005年度先进表彰会隆重召开。党委书记周鸿刚以及阮兴树、蒋威宜、项家祥、陆建非、黄刚等校党政领导出席会议并为先进集体、先进个人颁奖。
党委副书记阮兴树宣布档案工作先进集体、先进个人名单，党委书记周鸿刚代表校党委、行政领导班子对获奖集体、个人表示祝贺，并对全校150余名专兼职档案员的辛勤工作表示慰问。周书记说，档案工作对学校的发展、改革以及教学、人事等各方面工作具有重要作用，因此各级领导必须高度重视，在人力、财力等方面予以支持，提高档案人员素质，充分利用先进技术，提升档案信息化水平，使档案工作取得更大成绩。
副校长陆建非强调了档案工作的紧迫性、重要性。他指出，学校档案工作与其他高校相比还有一定差距，今后必须全员参与，齐抓共进，重视档案的作用，不断挖掘档案新源头，同时提高档案馆辐射力、整合力，多层次多体系有力推动学校档案事业的发展。
教务处、继续教育学院、机电学院、商学院、财务处等先进集体、先进个人代表发言，介绍了各自的档案工作经验。
最后，档案馆馆长陈妙根作档案工作报告，希望档案工作者能主动聚焦学校中心工作，积极推进档案信息化建设和档案业务基础建设，努力开创学校档案工作的新局面。(上海师范大学档案馆供稿)
理顺科研档案管理关系 确保科研档案资源完整——华东理工大学出台科研档案工作新规定
为适应学校科研管理工作的新形势，解决科研档案管理中存在的问题，避免科技档案资源流失，2006年4月28日，华东理工大学印发《关于做好科学技术研究开发档案管理的规定》。该文件与2000年制定的《华东理工大学关于做好科学技术研究项目档案工作的意见》相比，在很多方面作了修改，首先将科研档案管理的覆盖面作了拓展，而不只限于科研项目。二将原来要求由课题组负责把项目材料移交到档案馆的做法改为先交到科技处，由科技处负责审核把关后再统一向档案馆归档，这样调整，既理顺了科研材料管理的关系，有利于强化监管力度，又明确了各方的责任，对确保科研档案质量，充分发挥科研档案在科研开发过程中的作用有着积极的意义。三增加了对重大科研项目材料形成过程中档案馆必须介入到课题组第一线作现场指导的规定，突出了工作重点。
新规定出台后，华理工档案馆同志纷纷深入有关部门，宣传、落实新规定，并以此为契机，推动学校科学技术研究开发工作上一个新台阶。(华东理工大学档案馆供稿)
同济大学表彰2004-2005年档案工作先进集体和先进个人
2006年5月24日，同济大学档案工作管理委员会根据《同济大学档案工作先进集体和先进个人评选办法》的要求对各申报部门和个人的档案工作情况进行了综合考评。共评出档案工作先进集体一等奖1个、二等奖3个、三等奖5个；档案工作先进个人一等奖4名、二等奖5名、三等奖8名。(同济大学档案馆供稿)
编邮集 参邮展
2006年5月24日，由复旦大学集邮协会主办的“复旦建校101周年纪念邮展”隆重开幕，来自上海集邮协会、《上海集邮》编辑部的有关领导和专家出席了邮展。档案馆参与制作的“复旦大学集邮协会纪念封选”邮集也参加了展出。
复旦大学集邮协会成立于1981年3月，是学校成立最早的社团之一。为纪念协会成立25周年，档案馆从收藏的复旦集邮协会制作的各类纪念邮品中，精选了40余个纪念封，主题含盖校庆、社团节、集邮活动周、世界校友返校日纪念等，制作了该邮集，从一个侧面真实地反映了复旦集邮协会的发展历史。
档案馆收藏邮品，引得邮人纷纷叫好，复旦大学集邮协会负责人表示，今后一定要把这好的传统保持下去，集邮协会活动材料、纪念邮品都要及时归挡，使得邮品这一特殊载体，在承载广大师生情怀的同时，也记录学校光辉历程。(复旦大学档案馆供稿)
上海交通大学档案馆建馆二十周年庆典暨全国高校档案管理学术研讨会举行
6月6日，上海交通大学档案馆建馆二十周年庆典暨全国高校档案管理学术研讨会开幕式隆重举行。市档案局副局长仓大放、市教委办公室副主任许波及上海交通大学校务委员会副主任沈为平等领导到会祝贺并讲话。来自全国各地的高校档案界同仁近百人欢聚一堂，共谋高校档案发展大计。
上海交通大学档案馆自1986年建馆以来，以服务学校中心工作为宗旨，以争创一流档案文博单位为目标，解放思想、更新观念,在规章制度的完善、归档模式的变革、服务机制的创新、人才队伍的优化、硬件设施的改善、研究水平的提升、教育基地的建设等方面都取得了较大发展，为学校争创世界一流大学做出了贡献。
开幕式后，举行了高校档案管理学术研讨会。重庆大学档案馆郑善学馆长、东北大学档案馆丁立新馆长和上海交通大学档案馆陈华新馆长先后做了大会专题发言。下午，大会进行了分组讨论。与会者分围绕新形势下学校档案资源体系建设新模式、馆藏档案数字化理论与实践、档案馆改革与发展展望等专题展开了热烈而广泛的探讨交流。(上海交通大学档案馆供稿)
华东师范大学“电子印章认证技术在档案系统中的应用”课题获准立项
上海市档案局2006年度科研项目立项结果日前揭晓。华东师范大学申报的《电子印章认证技术在档案系统中的应用》课题获准立项。该课题研究将从技术手段和制度标准两个层面，提出确保归档电子文件真实性和可靠性的具体措施。主要研究内容为档案管理系统对电子文件和电子印章同时归档的技术实现方式。具体包括：电子印章归档管理系统的开发，电子印章的存储规范、检索规范和电子印章应用数据库的结构规范等。(华东师范大学档案馆供稿)
山西高校领导考察复旦档案工作
2006年6月8日，由山西省教育厅副局级巡视员武保旺带队，山西大学、山西师范大学、山西农业大学、太原理工大学等7所高校领导和档案馆负责同志组成的考察团一行14人到复旦大学档案馆考察。复旦大学原副校长徐忠代表学校接待来宾，介绍了学校档案工作的总体情况，特别是将档案信息化纳入学校信息化建设总体目标的战略思想。档案馆馆长沈如松则从档案馆舍建设、档案资源数字化建设以及档案信息资源的开发利用等几个方面介绍复旦档案工作近年来的主要工作和取得的成绩。考察团成员饶有兴致地参观了档案库房、观看了档案信息管理系统的演示并参观了校史博物馆。(复旦大学档案馆供稿)
承担校志编纂工作 更新档案管理系统
本学期上海财经大学档案馆以编纂校志、更新软件为抓手，深化档案工作创新。
2007年是学校90周年校庆，年初学校明确由档案馆牵头组成编纂组，承担校志编纂工作。编纂组及时向兄弟院校取经，拟定校志大纲，并组织了全校动员大会，分解编纂任务，发动各院系、部门共同投入校志初稿的撰写。档案馆则承担了大量的编志查档接待工作，短短两个多月已达1800余卷。编纂组还从上海市档案馆、上海市图书馆、北京大学图书馆、国家图书馆收集了学校的校刊、学报、概况等历史档案2000余页，为下一步校志的撰写准备了大量资料。
财大档案馆本学期启动了档案管理系统网络版引进工作，借以改善原有的单机版所带来的局限性和被动性。目前正抓住2005年档案接收进馆的契机，在学校部分职能部门进行试点，计划2007年到2008年在全校51个立档单位全面铺开。下一步还准备借助学校信息化办公室的力量，逐步做到校内“OA系统”、“教务系统”、“学生管理系统”、“财务系统”、“人事系统”与档案管理系统的网上对接，做到信息互通、资源共享。档案管理系统的引进，必将给档案馆的管理工作带来新的飞跃，同时也对馆内工作人员提出了更高的要求。唯有走信息化之路才能推进档案事业的发展，全馆上下积极迎接挑战，团结一致，同心协力，知难而上，力争实现档案信息化目标。(上海财经大学档案馆供稿)
领导重视，兼职档案员配合，华理工上年度各类档案悉数进馆
按照学校今年档案工作的计划安排，在全校各单位领导的重视下，在全体档案人员的共同努力下，日前，学校各部门、学院上年度文件材料的归档工作已基本完成，共移交进馆档案3600余卷，完成计算机条目信息录入26000余条。与去年归档情况比较，今年进馆案卷数量继续增长，尤其是教学档案，新增近400卷，其它如外事、科研档案数量也有所增加。
在档案数量逐年递增的情况下，负责全校档案管理的职能部门档案馆没有放松对案卷质量的要求，馆内多次召开会议，专门强调和部署归档工作中的重点和细节问题。收集指导人员深入第一线，逐个部门逐个兼职档案员一对一地指导督促，发现问题及时予以指出、更正，尽量做到不漏归、不错归。对各种重要材料上的签名、公章和日期更是严格把关、不许疏漏。
近两年，档案馆人员变动较大，在充分发挥老同志传帮带作用的同时，大胆创新工作方法，明确岗位职责，严格做到谁主管谁负责。在制订归档时间表、案卷封面打印等方面采取了更有效的措施，确保了今年归档工作的及时推进和顺利完成。(华东理工大学档案馆供稿)
复旦大学“高校电子校务环境中的档案管理系统”通过市档案局鉴定
由复旦大学校园信息化办公室和复旦大学档案馆联合开发的“高校电子校务环境中的档案管理系统”，2006年6月20日，通过上海市档案局组织的鉴定。
上海市档案局副局长仓大放、上海市教育委员会办公室副主任许波、上海市档案局科教处副处长杨红等领导以及来自上海交通大学、同济大学等兄弟院校档案部门的负责同志出席了鉴定会。
复旦大学原副校长徐忠教授代表学校致欢迎词，介绍了将档案信息化纳入学校信息化建设总体目标的战略举措，以上海大学文学院张大伟教授为主任委员的鉴定委员会听取了项目的研制报告、测试报告、工作总结及用户报告等，观看了系统的演示，对研制成果给予高度的评价。鉴定委员会认为该课题：“在国内高校系统中率先实现了电子校务环境中的档案信息资源的综合管理，在档案信息资源的整合方面具有创新性和良好的行业示范作用”。
教委办公室许波副主任讲话，代表教委向长期支持高校档案科研工作的上海市档案局领导、科教处表示感谢，简要地回顾了复旦档案馆的工作情况，肯定了复旦大学档案馆近年来的工作成就，同时指出，目前上海高校信息化发展不平衡，复旦大学在校园信息化建设方面积累了丰富的经验，希望今后进一步努力，在全市高校中起引领和示范作用。最后，档案局仓大放副局长讲话，他认为“高校电子校务环境中的档案管理系统”通过鉴定，对全市档案信息化建设有着借鉴意义。近年来上海取得了一系列的档案科研成果，从总体来看，推广的力度不够，他希望复旦大学在今后的运用过程中将系统不断完善，并积极加以推广，为促进全市档案事业的发展作出贡献。(复旦大学档案馆供稿)
附：许波在“高校档案管理学术研讨会”上的讲话
与时俱进，开创学校档案工作新局面
2006年6月6日
今天在上海交大举行高校档案工作研讨会，首先感谢交大为全国高校档案界的同行提供了很好的交流机会，在此我代表上海市教委欢迎远道而来的各位嘉宾，并对市档案局仓大放副局长的光临表示衷心的感谢。上海交通大学档案馆是全国高校中成立最早的档案馆之一，至今已走过了20年的历程。借此机会，我也代表上海市教委向交大档案馆表示诚挚的祝贺。
长期以来，交大档案馆秉承学校与时俱进、追求卓越的精神，以争创一流档案工作为目标，不断解放思想，积极谋求机遇，勇于开拓创新，坚持真抓实干，敢为人先，锐意进取，在档案工作目标管理达标评估、档案资源开发整合利用、归档模式变革、服务机制创新、人才队伍优化、科研水平提升、现代化管理、信息化建设和档案工作内涵建设、社会功能拓展等方面步步深入，做了许多开拓性的工作，取得了跨越式的发展，在上海乃至全国高校中能起到一定的领先作用。陈华新馆长作为中国高等教育学会档案工作分会会长和原上海市档案学会高校专业委员会的理事长，潜心于高校档案工作的研究，思路开拓，在高校中起到了一定的率先引领和服务指导作用。可以说，20年来上海交大档案工作的发展之路也是上海高校档案工作发展的一个缩影。这首先应归功于、也是得益于交大领导对于档案工作的高度重视、远见卓识，学校分管档案工作领导的正确领导和交大档案馆领导班子的先进理念及学校全体档案工作者的不懈努力，更离不开市档案局的关心指导和全国高校同仁的传经送宝。
我们高校档案工作的发展，与上海高等教育改革发展是密不可分的。“十五”期间，上海高等教育的整体发展随全国高等教育的改革深化而不断推进，以“2+2+X”为标志的高校布局结构调整取得了重大成就。这期间是上海高校规模的扩展期、上海高校科研水平及产学研结合的提升期、上海高等教育水平的超越期、上海高等教育对社会经济发展的突出贡献期。“十一五”期间，根据上海“四个中心”、“两个率先”的目标定位和以上海为中心的长三角地区一体化发展的需要及世博经济的强有力拉动，上海高等教育势必面临前所未有的发展机遇。上海高等教育的发展内涵将放在推动高等教育创新、深化高等教育改革、优化高等教育结构、提高高等教育质量上，即推动高校软实力的提高，上海要有一定数量的大学要加快发展，进入世界一流大学的行列，同时，高校的办学要增强特色，扩大影响力，有特色学校要保持办学特色。
对此，上海各高校档案馆（室）应以科学发展观为指导，根据学校的发展目标，制定切实可行的规划，与时俱进，积极推进理论创新、制度创新和科技创新，重点加强档案资源建设、信息化建设和内涵建设，为学校上水平、创一流，为提高上海城市的综合竞争力，为发展先进文化，为满足广大人民群众的需要提供及时、有效、优质的档案利用服务。下面我就结合今天研讨会的主题，从两个方面谈谈自己的想法。
一、不断丰富高校档案资源，创新档案服务机制。
随着我国经济社会的发展和档案事业的不断创新、档案工作的日益开放，档案馆正逐渐融入社会大众文化体系，日益向大众化、公共化方向发展。高校档案馆（室）也不例外，必须强化公众服务和以人为本的理念，向社会敞开大门，走亲民的路线，为社会公众提供更多的档案文化产品和个性化的服务方式。但高校传统的、一成不变的接收范围使源源不断的进馆档案的凭证参考价值与文化价值存在“一手硬一手软”之弊。因馆藏来源较为单一，高校档案馆藏、室藏档案信息的涵盖面和辐射量亦受到局限。不少高校档案馆室由于基础工作薄弱，现有的馆藏档案资源还不能及时转化为“有序、有用、有效”的公共信息资源。这就要求我们除了通过各种途径最大限度地开发现有档案资源外，还必须建立与之相应的丰富的馆（室）藏，研究和把握社会需求及其发展趋势，提升档案馆馆藏资源的文化内涵。为此，我们应重新认识并调整档案收集工作和业务指导工作。①要从被动收集转为主动收集，从机械性收集变为创造性收集，多渠道、全方位地收集、征集档案，营造档案进馆工作步入良性有序的工作环境。②要结合本单位的实际情况，做好鉴定工作，确定科学的收集范围、内容和保管期限，保证重要档案资源不流失，确保馆藏档案来源主渠道的畅通。③要拓展收集视野，把档案对单位和社会的价值结合起来考虑，切实把对经济和社会发展有价值的档案保留下来，如重大科研档案、重大基建项目档案都是加强收集的范围。④要根据学校的办学特点和人才优势，进行特色档案的征集工作，如建立名人档案、杰出校友档案等等。⑤要具备必要的超前意识，提前介入，建立健全重要会议、重大活动建档的运作机制，切实加强国家档案资源建设。⑥还要根据公众的需求更新档案公共服务的形式与手段，除传统的接待查档，较高层次的专家咨询、专题咨询、定向跟踪服务外，还可提供档案展览、档案影视、声像作品等大众喜闻乐见的档案公共服务形式与手段。总之要做到社会需求发展到哪里，学校的教育教学工作发展到哪里，档案公共服务就延伸到哪里；社会需求什么，学校的改革发展需求什么，档案公共服务就提供什么“产品”。要让档案以各种形式真正从档案库房内“解放”出来，走入千家万户，努力贴近现实，积极融入老百姓经济精神文化生活，这样才能增强民众对档案馆的亲和力，逐步改变社会对档案概念的认识偏差和心理误区，进而凸现档案的文化属性。
丰富高校档案资源是创新档案工作的基础，创新档案服务机制、改善档案服务方式是创新档案工作的目的，我们要按照“坚持创新、突出服务”的思路，来加强高校档案资源建设，要在充分发挥档案馆室收集、保管、利用档案资料这三项基本功能的同时，进一步开发利用档案资源，发挥其保存人类文化遗产、维护历史真实面貌、资政襄政、繁荣科研、发展经济、宣传教育等社会功能。
二、进一步加强理性思考，提升高校档案信息化水平。
档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势，是全面提升档案工作为社会服务能力的不可或缺的手段。但档案信息化是一个艰苦的、长期的过程，绝非轻而易举。高校档案部门应以档案信息化为契机，进一步加强基础工作，改革档案工作管理体制与运行机制，切实把档案信息化建设落在实处，与学校整体信息化建设同步、协调发展。为此，各高校在档案信息化的实践中要加强理性化思考，解决好以下几个问题：
1、制定档案信息化建设的具体目标
档案信息化是以资源建设为核心、信息网络建设为基础、信息法规、标准为保障的综合体系，是一项系统工程。各高校在实践过程中应结合自己各方面的情况，经充分论证后进一步制定出具体的目标及实现目标的步骤与方法等，必须统筹规划，科学布局，防止重复建设。在目前缺乏实施细则和标准与指标体系的情况下、在基础工作准备不足的情况下，如果一味追求档案工作的“现代化”、“信息化”，甚至片面地认为馆藏数字化加信息上网就是信息化，这样做可能会存在一定的隐患，最终即便把所有的馆藏都进行了数字化处理也很难说达到信息化的目的。从实际情况看不少高校数据库建设质量不高，如著录标引深度不规范、信息检索途径单一、信息资源分散、信息化建设各自为政等现象，离信息化管理的要求尚有很大距离。今年，我们上海高校档案专业委员会向市档案局申报了“高校档案数据库建设策略研究”这样一个课题，试图通过该研究项目从高校档案数据库建设现状调查、分析入手，着重研究高校档案数据库标准、资源建设及安全保障体系等问题，建立一套适应信息化校园建设需要的档案信息数据库框架。在此，希望有关参加此课题的学校和人员认真完成课题，并在实践中对本市高校档案数据库建设的科学规划，加快高校档案信息化建设进程有所推进，为今后架构统一的高校档案信息平台提供依据。
2、注重档案信息化的投入产出
档案信息化是项高投入的事业，不仅要投人大量的人力，而且需要投入大量的资金。电子文件较纸质文件管理的难度要大得多。信息化的关键不仅仅在档案信息数字化上，要使档案信息能信息化地“用”与信息化地“管”，因此应十分注意投入效果。档案部门用于信息化的资金有限，且来之不易，若造成浪费实在可惜。应在进行充分的可行性论证的前提下，将自己的馆藏、室藏作科学的、符合实际的分析，鉴定出需要数字化的档案，制定妥善完整的方案，注重实效，分步进行，不要一哄而上，盲目地追求纸质档案数字化的速度、进度和完成量，要紧密跟踪信息技术的发展、变化，采取科学的管理方法和手段，来保证已产生的需要长久保存归档的电子文件的真实性、完整性和安全性。
3、做好档案信息安全的适度控制
由于电子载体的寿命较短，电子信息不稳定，易受计算机病毒的攻击，或因操作不当、管理不善，软硬件环境更新过快，电子文件较易受损、失真、泄密或不能识别等原因，且其受损往往是大批量、一瞬间、毁灭性的，后果十分严重。为确保文件的安全，需要档案和业务部门人员具备较强的计算机操作能力，并与计算机专业人员密切配合，采取严格的管理和技术措施，包括用户权限控制、密码设置和管理、计算机病毒的防范和杀灭，以及计算机软件和数据的经常性维护等。为了确保电子文件的完整、真实、有效，还需要从电子文件形成起直至整个生命周期内，对其进行严格的质量检验。反之，也要注意在档案信息安全上要适度控制。维护档案信息安全是必要的，但过于强调保密会贻误信息化的进程与加大资金投入。有关专家提出，信息安全不是越安全越好，犹如一个房间需要几把锁和装什么性能的锁，取决于里面放了些什么东西。档案信息化要考虑成本、安全、效果三者的关系，不能再重蹈过去对纸质档案保密过严的覆辙，以致于投入成本不合理的增大，而信息却得不到充分的利用。
创新是推动档案工作发展的原动力。回顾上海交大档案工作的发展历程，也证明了这一点。全国高校档案工作同样也走过了不平凡的发展阶段，其每一步发展也无不凝结着创新的智慧。在此我衷心地祝愿上海交大和全国高校档案馆（室）档案工作不断有新的起点，以创新为动力，以创新为源泉，在未来赢得更大的发展。
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