上海市高校档案工作简报第18期
上海市档案学会高校档案专业委员会 2006年11月6日
教委办公室举办民办普通高校档案管理人员业务培训
为进一步提高本市民办高校档案管理水平，加强档案基础建设工作，提高档案管理人员的业务水平，上海市教育委员会办公室在上海市档案学会高校档案专业委员会的积极配合下，于2006年6月30日对民办普通高校档案管理人员进行了业务培训，18所民办高校的21名专兼职档案管理人员参加了培训。培训内容包括党政档案、教学档案、基建档案、设备档案和科研档案的归档范围、预立卷工作、组卷方式和案卷整理等档案业务知识和专业技能，由上海师范大学档案馆的叶政副馆长和於华芬老师授课。培训结束后，不少民办高校的档案管理人员纷纷反映此次培训针对性强，很有实效。 (教委办公室供稿)
上海市“四五”档案法制宣传教育先进表彰大会举行
2006年7月6日，上海市档案局召开上海市“四五”档案法制宣传教育先进表彰大会，高校系统获奖情况为：上海交通大学档案馆、上海大学档案馆、上海电机学院荣获先进集体光荣称号，复旦大学邱佩芳、上海应用技术学院洪芳和上海建峰职业技术学院薛国民荣获先进个人光荣称号。
“四五”普法期间，各高校档案部门根据上海市档案局的要求，广泛开展档案法律宣传，积极推进法制建设，在普及档案法律知识，增强档案法制观念，促进档案依法管理方面做了大量的工作，取得了显著的成绩。 （秘书组供稿）
高校档案数据库建设策略研究课题组召开会议
2006年10月18日，“上海高校档案数据库建设策略研究”课题组召开会议，会议由课题组负责人、复旦大学档案馆沈如松馆长主持，课题组成员悉数到会。首先大家讨论了高校档案数据库建设调查表内容，认为其基本涵盖了高校档案数据库建设各方面的内容，比较全面，也有很强的针对性，决定将调查表发至各高校档案部门进行调查。为使上海高校与全国高校的相关情况有一比较，建议将调查表发至教育部直属高校，该建议也得到了有关领导的同意和支持。课题组还讨论并决定了各成员的分工和工作节点。
上海市教育委员会办公室许波副主任最后讲话，她高度肯定了开展这一课题研究的意义，要求课题组成员抓紧时间，认真完成各人所承担部分的研究工作，使该课题充分显示上海高校档案工作的综合水平。 （学术组供稿）
市教委对民办普通高等学校档案工作进行检查
为了深入贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《上海市档案条例》，根据《上海市教育委员会、上海市档案局关于印发〈上海市民办普通高等学校档案管理办法〉的通知》（沪教委办[2005]100号）和市教委2006年3月8日下发的《关于对本市民办普通高等学校档案工作进行检查的通知》（沪教委办[2006]15号）的要求，在学校自查的基础上，市教委办公室会同上海市档案学会高校档案专业委员会组成检查组，从10月17日至10月31日，对上海建桥学院、上海杉达学院、上海济光职业技术学院、上海震旦职业学院、上海邦德职业技术学院、上海外国语大学贤达经济人文学院、上海东海学院、上海新侨职业技术学院、上海电影艺术学院等9所高校的档案工作进行了检查。
此次检查是对民办普通高校的档案工作管理体制、档案工作业务建设、档案信息开发利用等方面的一次较为全面的检验，对民办高校的档案工作起到了很大的推动作用。
被检查高校对档案工作普遍比较重视，明确了分管领导，逐步将档案工作纳入学校发展规划，摆上领导议事日程，配备专兼职档案员，逐步建立并形成由院领导分管、办公室主任主管、专兼职档案人员负责、各部门有关人员配合的档案工作网络体系，初步建立了档案管理制度，并以检查为契机，加以充实、调整，力求规范、完善，为档案工作的正常开展提供了可靠的组织、制度保障。
被检查高校积极借鉴结对高校和其他高校的经验和做法，注意加强文件材料的收集，尽量丰富档案门类，逐步建立业务规范，着手落实部门文件材料预立卷工作，在档案业务基础建设方面取得了一定的成效。不少高校对近几年的档案按照要求进行归档、整理、编目、上架，案卷质量有了较大提高。绝大部分高校均设有独立的档案库房，配备了必要的设备设施，一些高校还安装了档案密集架，档案工作必需的物质条件基本得到满足。少数高校还在档案管理现代化方面做了初步的探索和实践。
绝大多数高校重视此次档案检查工作，以细致、务实的态度进行自查，对照检查内容进行全面梳理，针对存在问题和薄弱环节进行整改，加强档案工作软硬件建设，对历年来的文件材料进行征集、整理、归档，使各高校的档案工作面貌都有不同程度的改观，档案工作的管理水平均有一定程度的提升。
被检查高校的档案工作虽然有了可喜的进展，但还存在不少问题，主要表现在：专兼职档案人员的业务水平、专业技能和管理能力还有欠缺，档案管理三级网络不够健全；档案管理制度不够健全、规范，与贯彻实施还有较大差距，档案门类不够丰富，文件材料收集面较窄；财会档案未集中统一管理；案卷质量问题较为突出；库房条件仍有待改善；档案管理现代化水平较低。极个别高校的档案工作离检查要求还有较大差距，校董事会和校领导不够重视档案工作，遗失和积存的档案较多。
检查组针对检查中发现的具体问题，当场口头反馈检查意见，并及时书面提出整改建议，希望各民办高校深入开展档案法制宣传教育，不断提高全员档案意识，完善档案管理体制，建立长效机制，营造良好的依法治档和可持续发展的工作环境，认真落实整改措施，再接再厉，使档案工作与单位整体工作同步协调发展，进一步提高民办普通高校档案工作的整体水平。 （教委办公室供稿）
华东师范大学档案馆组织开展“首任校长孟宪承系列宣传活动”
为了更好地学习、研究和宣传老一辈教育家的教育思想，继承和弘扬他们的成功治学经验，推动中国高等教育事业的改革和发展，中国高等教育学会开展了“共和国老一辈教育家系列宣传活动”。此次活动首批宣传对象共21位，其中有华东师范大学首任校长孟宪承。
华东师范大学档案馆制定了“首任校长孟宪承系列宣传活动”详尽方案：与校长办公室、宣传部、教育科学学院等部门合作，向校内外广泛征集反映孟宪承校长生平、教育思想及成就的档案资料，组织撰写《孟宪承传略》，拍摄电视资料片，筹建人物专题展览和编写出版纪念文集等。该方案得到了学校领导和有关部门的大力支持，并已将这一系列活动作为学校重大对外宣传内容之一。
学校档案馆与校有线电视台一行四人前往浙江大学收集与征集相关史料。得到了浙江大学档案馆和浙江大学教育科学学院的大力支持。通过查阅档案以及与对孟校长有较深了解的老同志和专家学者的访谈，有关人员不仅对孟校长为中国教育事业发展所做出的重要贡献有了更加深入的了解，还顺利征集到一批珍贵的历史资料。目前，档案馆正在此基础上，积极探索建立反映孟校长生平和学术成就的人物档案与口述档案，并已正式启动《孟宪承传略》的撰写工作。 (华东师范大学档案馆供稿)
上海交通大学档案馆科研项目文件材料归档工作会议召开
2006年6月22日上午，上海交大科研院、档案馆在闵行校区联合召开科研项目文件材料归档工作会议，会议的主题是贯彻落实《上海交通大学科学技术研究项目文件材料接收归档的管理办法》文件精神，推动学校科研项目归档工作管理体制的改革。校科研院曹兆敏副院长、校档案馆（包括医学院档案馆）领导、各院（系）科研办负责人出席了会议。
会上，上海交大档案馆陈华新馆长就文件内容做了重点解读。他详细阐述了文件出台的背景和学校档案馆对科研项目归档工作管理体制改革的思路。指出，科研档案工作是科研工作的一个重要组成部分，上海交大科研项目归档率近年来持续下降，造成学校大量知识成果无形资产的流失。在学校科研项目和科研经费逐年大幅度递增的情况下，传统的由校档案馆与课题组直接接洽的“人盯人”式的科研项目归档工作模式已无法适应工作需要，对归档模式进行改革势在必行。该文件一是进一步明确学校科研管理部门、档案馆、各院（系）科研办、课题组等在科研项目档案工作中各自的管理职责；二是充分发挥各院（系）科研办的作用，由科研办接收课题组归档的科研项目材料，并向校档案馆移交；三是建立监督保障机制，将科研项目归档工作纳入对各院（系）档案工作的考核体系中。科研院曹兆敏副院长随后发言，要求学校科研管理部门、档案馆、其他相关管理部门应与各院（系）科研办相互协调，形成合力，积极推动学校科研项目归档工作管理体制的改革，切实保障学校和广大科研教师的合法权益，为学校的科研工作服务。
这次会议的召开标志着上海交大科研档案归档工作管理体制实现重大转变，也是学校科研项目档案工作走向规范化、制度化的一项重大举措，同时为积极探索新时期高校科研档案工作管理模式迈出了有力的一步。
档案馆下一步将与学校相关管理部门和各院（系）科研办共同探讨并出台《上海交通大学科学技术研究项目文件材料接收归档的管理办法》的补充意见和实施细则，全面落实文件的要求。 （上海交通大学档案馆供稿）
博采众长，为我所用
2006年6月29日，华东理工大学档案馆与信息办有关人员一行三人前往东南大学档案馆学习取经，双方就校务办公系统下的电子文件的网上归档等事宜进行了充分、热烈的交流讨论。
东南大学档案馆同志详细介绍了档案工作实行现代化管理的发展历程和成功经验，演示了文书档案管理系统、声像档案管理系统、研究生档案管理等系统。
华东理工大学已将档案管理系统纳入学校信息化建设总体目标，在前期调研准备的基础上，目前正进行档案管理系统的开发。有关同志决心把其他高校好想法、好思路吸收进新的软件中来，博采众长，为我所用，促使学校档案工作跟上现代化管理形势发展要求，用更加先进、有效的手段管好档案，用好档案。 (华东理工大学档案馆供稿)
统一用章 规范管理 毕业生学籍证明实行一门式服务
2006年6月底，华东理工大学印发了《历届学生学籍证明材料出具管理规定》文件，明确从7月1日起学校历届毕业生学籍证明材料的出具统一由档案馆负责办理，实行一门式服务，至此，结束了过去由相关职能部门分头管理，毕业生来校办理学籍证明材料不方便的历史。
档案馆专门开会就如何做好这项工作的具体细节进行了商议，强调这项工作的重要性，明确要求收集指导岗位同志要加强归档材料的准确性、齐全率和规范化管理；查阅利用岗位同志更是责任重大，要热情服务，规范利用，不可有半点马虎；计算机管理岗位要在学籍档案数字化利用等方面提供技术支撑，使这项工作的水平有新提高。 (华东理工大学档案馆供稿)
坚守岗位，认真做好暑期档案查询接待工作
暑假期间，华东理工大学档案馆共接待了153位师生和社会公众，查阅、利用了270卷（册）档案，为高温下急切而来的利用者提供了及时、到位的服务，深得大家交口称赞。
今年暑假，档案馆的计算机房进行装修和重新布置网线，为了不影响档案管理系统的使用，使师生和社会公众仍然能查询利用各类档案，放假前，档案馆作了周密安排，进行了技术处理，实现了装修、查询两不误，另外每天安排3位职工值班，保证了查询接待工作顺利进行。（华东理工大学档案馆供稿）
华东师范大学档案馆“数字档案馆建设方案研究”项目通过验收
由华东师范大学档案馆主持的上海市科委局管基金项目“数字档案馆建设方案研究”9月6日通过了上海市科委组织、主持的成果验收。
上海市档案局科教处处长赵嘉庆、正处级调研员刘秀文，市教委办公室副主任许波，《档案春秋》杂志常务副主编姜龙飞出席了验收会。华师大副校长童祖光与会，并代表学校致欢迎词。
验收会由市科委计划发展处处长杨平主持，由上海大学文学院张大伟教授任专家组组长。验收组成员有上海市档案馆信息技术部主任吴光华、上海市教委公众服务处处长林洵多、浦东新区档案局局长钱娟、黄浦区档案局副局长胡远杰等。专家组听取了课题组长朱小怡的《研究总结报告》、课题组沈国土老师的《实施方案报告》，审阅了课题研究文档，观看了应用成果演示，并进行了现场提问。专家组对研究成果给予了很高的评价。认为：该课题“具有前瞻性、先进性、系统性和实用性，在国内高校档案系统数字档案理论和实践结合的研究中居领先地位，在省市级高校档案网站建设、数字档案信息资源整合与共享的研究方面具有创新性和指导意义。”
上海市教委办公室许波副主任代表市教委对市科委、市档案局和华东师范大学给予课题研究的支持表示感谢，并肯定了华东师范大学档案馆所取得的工作成就和课题研究的成果，认为课题研究立足点高，具有普遍指导意义。最后，市档案局科教处赵嘉庆处长讲话，他认为“数字档案馆建设方案研究”课题通过验收，为上海档案科研增加了高质量的成果，树立了档案信息化建设理论研究与实践结合的榜样。他希望华东师范大学能继续充分发挥高校人才比较集中、信息化程度高的有利条件，进一步完善和细化实施方案，促进成果在全市的推广，并在上海地区数字档案馆建设中领先一步，做出示范。（华东师范大学档案馆供稿）
华东理工大学档案馆征集“国家名师”档案进馆
近日，华东理工大学校园中到处传颂着房鼎业教授荣获“国家级教学名师奖”的喜讯，让档案馆同志更加欣喜的是：房教授将近年来获得的各类证书、聘书及出版的专著，共计62件悉数捐给学校，其中就有刚获得的“国家级教学名师奖”证书。
到目前为止，学校档案馆已先后征集到房教授人物业绩档案近400件，每一份档案，都浸润着他在教学、科研活动中付出的辛勤汗水，彰现着“国家名师”的高尚风采。
长期以来华东理工大学档案馆化大力气做好征集教师重要业绩档案材料工作，积累了珍贵史料，为弘扬校园文化做出了积极的贡献。（华东理工大学档案馆供稿）
复旦档案馆开展日常性培训活动
为提高档案业务人员的水平，近日，复旦大学档案馆启动日常性的业务培训和研讨活动。该活动每两周举行一次，主要围绕现阶段学校档案工作的热点、难点问题展开，近期的培训和研讨内容有：基于档案管理系统的立卷规则、档案归档范围和保管期限表条款的修订等，形式多样，既可以由一人主讲，也可以众人研讨。在10月10日举行的启动仪式上，沈如松馆长首先作了“高校档案工作的现状和发展趋势”的主题报告。 （复旦大学档案馆供稿）
由复旦档案馆邓廷毅设计的“院士浮雕墙”日前揭幕
2006年10月11日，由复旦大学档案馆邓廷毅设计的生物医学研究院“院士浮雕墙”举行隆重的揭幕仪式。
该墙位于复旦大学生物医学研究院一楼大厅，塑像的7位院士均为该院的领军人物，他们分别是我国现代遗传学的奠基人谈家桢、著名心血管病专家和医学教育家陈灏珠、肝癌研究专家汤钊猷、微生物学专家闻玉梅、耳鼻咽喉-头颈外科学专家王正敏、有机化学专家林国强和生物医学专家贺福初。
邓廷毅先生现为中国工艺美术学会设计家分会常务理事会副秘书长、上海工艺美术学会理事、复旦大学文博学院特聘高级修复师，擅长雕塑、绘画、陶艺、古玩修复和医学美术。近年来，邓廷毅先生潜心于老校长、老专家、院士三大系列的人物浮雕像设计创作，先后为马相伯、李登辉、颜福庆等30余人塑像，为百年复旦增添了文化气息浓厚的人文景观。 （复旦大学档案馆供稿）
上海师范大学馆藏档案数字化工程启动
10月13日下午，上海师范大学馆藏档案数字化工程启动仪式在该校档案馆举行。副校长陆建非到会祝贺并为数字化工程的开工进行首次点击。上海市档案馆信息技术部主任吴光华，上海交大、复旦、同济、华东师大等十余所高校的档案馆馆长也出席了此次启动仪式。
吴光华主任在启动仪式上强调，档案信息化是必然趋势，推进档案信息化建设是档案工作发展的一个重要战略，目前档案工作者必须要做到历史档案与未来档案的有机链接。
陆建非副校长指出，上海师大进行馆藏档案数字化，是贯彻和落实全国档案事业发展“十一五”规划、实现档案信息资源社会共享的一项重要举措，既能更好地保护纸质档案原件，同时也是档案管理模式的一个新尝试。
据悉，上海师范大学馆藏档案数字化工程是上海市档案局档案数字化工作的试点，得到了该校领导的大力支持，投入经费五十万。上海八益信息工程有限公司将用三个月的时间对该校教学档案中的学生成绩档案、文书档案中的永久卷以及基建档案中的关键图纸进行数字化。 （上海师范大学档案馆供稿）
同济大学档案馆网页内容更新
为迎接2007年同济大学百年校庆，档案馆技术服务科的有关人员经过一年多时间的努力，在档案馆网页上建立了“永恒瞬间”专栏，将我校档案馆珍藏的1500多张历届毕业生照片编辑、上传到档案馆网页，其中包括同济大学、原上海铁道大学、原上海城市建设学院、原上海建筑材料工业学院、原上海航空工业学校的历届毕业生照片。时间跨度从1942年到2004年，极大地丰富了档案馆网页内容，方便了全校师生的查询、利用。另外，在“校友捐赠”专栏中，档案馆准备陆续将校友捐赠的珍贵档案制作、上传到网页上。目前已收集的有：黄明煦、王伟新先生的毕业证书、国立同济大学全景图（1933年6月）、校友江圣适先生的遗物——《芥舟》（1933年6月创刊号）、40、50年代部分同济大学校徽等。（同济大学档案馆供稿）
北京高校档案代表团考察上海交大、复旦档案馆
2006年11月1日，由中国人民大学档案馆吕小明馆长任团长的北京高校档案代表团考察了上海交大、复旦大学档案馆，受到热情接待。代表团重点考察了档案现代化管理，特别是档案信息化建设的情况，并与有关人员进行了交流。代表团成员表示，两校的经验对其他高校很有借鉴作用，回去之后，要向领导宣传，争取学校的支持，加大档案工作现代化建设的力度，使档案工作的发展适应学校发展需要。（复旦大学档案馆供稿）
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