上海市高校档案工作简报 第24期
上海市档案学会高校档案专业委员会 2008年3月10日
高校档案学会召开常务理事会议
2008年1月11日，上海市档案学会高校档案专业委员会在东华大学召开常务理事会。会议由沈如松理事长主持，常务理事介绍了各自学校档案工作的创新经验，并对2008年学会工作进行了热烈的讨论。
大家一致认为：学会2008年工作应体现以下几个重点：①加强档案学术研究，分主题召开研讨会或论坛，争取将有质量的论文以学会的名义结集出版；②充分利用上海高校档案信息网这一平台，加强上海高校档案信息资源的整合；③扩大学会的影响力和辐射面，吸引和吸收更多的高校档案工作者参加学会的活动。（秘书组供稿）
上海教育系统多家单位和个人获表彰
2008年3月5日，全市档案工作暨表彰先进大会隆重举行，会议总结了2007年全市档案工作，部署了2008年的主要任务，表彰了全国及上海市档案工作先进集体和先进工作者。上海市教育委员会档案室、上海交通大学档案馆荣获全国档案工作先进集体称号，复旦大学档案馆、同济大学档案馆、上海大学档案馆荣获上海档案系统先进集体称号，上海交通大学医学院附属卫生学校王红、上海师范大学叶政、上海中医药大学附属龙华医院华佳芸、华东师范大学朱小怡、上海交通大学陈华新、上海交通大学医学院附属第九人民医院陈祖亮、上海电力学院施颖燕、东华大学董雅富和上海体育学院廖萍（以姓氏笔画为序）等荣获先进工作者称号。（秘书组供稿）
上海立信会计学院召开2007年度档案工作会议
2007年12月17日，上海立信会计学院召开2007年度档案工作会议。院党委书记、院档案工作领导小组组长桑秀藩出席会议并作重要讲话。院长助理、院档案工作领导小组副组长胡厚麟同志参加会议并发言。参加会议的还有综合档案室主任、教务处档案工作分管领导及全体专兼职档案员、系部办公室主任。
会上，桑书记对一年来的档案工作给予了充分的肯定和评价，为今后的工作指明了方向。他指出，2007年的档案工作是有成效的，校综合档案室起到了指导、牵头和规范的作用。其次，桑书记对所有档案工作人员表示感谢，对学院档案队伍的战斗力表示肯定，并要求大家要做档案工作的有心人。再次，他从档案工作现代化和规范化的角度，要求档案工作进一步上水平。他说，现代化应该从档案信息化和使用价值角度去思考，加强工作份量；规范化则要重视档案收集的完整性和管理的与时俱进，为适应学院两级管理的需要，逐步改进档案工作收集方式；要重视档案队伍的成长，这对促进整个档案工作的规范具有重要的作用。
会上，胡厚麟同志作了题为“责任心与成就感”的主题发言。她强调，立信近两年的档案工作质量有了很大的提升，档案队伍成长了，档案基础扎实了。档案网页的制作和档案科研论文的撰写实现了零的突破，档案利用率明显提高，让档案“活”了起来并服务于学校各项管理工作。她认为，档案工作人员的责任心应该体现在工作理念、工作悟性、工作方法、工作手段和工作效率之中。她又对今后档案工作提出了要求，在文书档案规整化的同时，要加强教学档案的完整性建设，档案工作要在数量和质量上实现又好又快地发展。她希望大家要提高档案意识，珍惜领导的支持和关心，进一步树立档案工作的责任心，明年的档案评比表彰时，在学士学位等教学评估方面能够闪现新的更多的亮点。
会上，校综合档案室主任于蓉同志对2007年的档案工作作了总结，并对下一阶段的工作进行了布置。教务处档案工作分管领导结合学士学位评估、新专业评估以及本科教学评估，对2007年各系部（包括教务处）在教学档案建设与管理工作方面取得的成绩和进步进行了回顾，同时又指出了存在的不足之处。财务管理系、会计研究院、学科办兼职档案员分别作了交流发言。
会上还举行了档案业务知识有奖竞答活动，既展示了综合档案室网页，又帮助兼职档案员增强了知识。（上海立信会计学院综合档案室供稿）
抓源头，确保华东理工大学档案工作又好又快发展 ——2007年学校档案工作检查、先进评比纪实
12月18日起，两年一次的档案检查、评比工作照例在全校范围内陆续进行，档案馆作为职能部门，组成工作检查小组，深入到部、处、院系等归档单位，与档案工作分管领导、兼职档案员一起，就本部门两年来的档案工作进行面对面交流和沟通，肯定成绩、寻找差距，互相配合、共同提高，使档案检查、评比工作落到实处，收到实效。
从本次检查整体情况看，华东理工大学各归档单位的档案工作水平有了较大提高，尤其经历了本科教学工作水平评估后，各单位的档案意识明显增强。很多单位不仅在日常工作中特别注重各种原始材料的积累，而且认为许多有价值的、见证本单位发展历史的奖状、奖杯、奖牌、宣传画册、光盘等实物也要集中交由学校档案馆来统一保存，以便今后利用、查考，避免散失。检查组了解到学校团委、体育系等有许多实物档案，在与分管领导沟通后均表示尽快将其移交档案馆，实现资源共享，发挥实物档案在学校举办各种宣传展览中的独特效果和作用。结合检查工作，校长办公室将历年来的各种校际互赠资料进行了整理，一次性集中移交档案馆近200本（件），其中有为纪念张江树院长诞辰100周年而出版的专集，甚为珍贵。检查组与网络教育学院的相关人员交流了毕业生登记表的归档方法改进问题，也同时收到了钱旭红校长的亲笔题词原件。在化工学院，分党委书记特地赶到检查现场，畅谈了许多老教师对学校历史积淀的迫切心愿，表示愿意与档案馆共同做好相关工作。艺术设计与传媒学院的档案人员同意将有价值的艺术设计作品选送档案馆收藏。
通过此次工作检查，结合平时归档工作，将评选出学校2006～2007年度先进集体和个人，并择时给予通报表彰。(华东理工大学档案馆供稿)
市档案局专家检查组检查交通大学闵行二期重大项目档案工作
2007年12月26日，上海市档案局组织专家对上海交通大学闵行二期空天科技大楼、七、八期学生公寓楼、研究生教学楼等四个重大项目的档案材料进行了检查验收。检查组专家现场抽查了四个项目部分招投标文件、施工图纸、竣工图纸、监理评价报告等文件材料，在认真审阅的基础上提出了宝贵的意见。
检查结束后，由闵行二期建设指挥部陈大仁副处长主持召开了四个项目的档案工作总结会议，校档案馆、各项目施工和监理单位的负责人参加了会议。会上，档案局专家对交大基建项目管理和档案工作予以充分肯定。认为上海交大基建工程管理体制严格，学校对基建档案工作非常重视，档案馆业务指导也比较到位，在各施工单位的大力支持下，档案材料收集比较完整、组卷质量也达到一定水平。同时，专家们也希望针对项目档案中存在的问题及时进行整改。陈大仁副处长代表学校感谢市档案局的专家对学校基建档案工作给予的大力支持和精心指导。他要求与会的各项目施工、监理单位应严格按照市档案局专家所提出的意见，举一反三认真进行项目档案的整改，为交大留下完整、真实的历史记录。
通过本次闵行二期重大项目档案工作检查验收，及时总结了学校基建档案工作取得的成绩和存在的问题，明确了校基建管理部门、档案部门、项目承包单位、施工单位、监理单位等应承担的责任，进一步理顺了重大项目档案工作管理体制，为上海交通大学更好地推进重大项目工程管理和档案管理工作打下了扎实的基础。（上海交通大学档案馆供稿）
上海外国语大学召开档案工作会议
2007年12月27日，上海外国语大学召开档案工作会议，校党委常委、校办主任杨凡出席会议并讲话，校办副主任冯辉主持了会议。
会上，杨凡老师首先强调了档案工作的重要性。他指出：档案工作是学校文化的依存，是规范学校管理工作的支撑，也是学校新的服务平台，但是目前上外档案工作还是存在散、断、漏等状况，档案工作有待全校各部门共同努力。冯辉老师向各部门相关负责人介绍了校办档案室近几年的发展情况，她说，档案工作现在逐渐步入规范，档案室以收集助利用、以利用促收集，并逐渐实现档案的数字化管理。最后，校办综合档案室的张海荣老师就档案的具体管理工作做了发言，临近年末，她希望各部门安排好分管档案的领导和部门档案员并上报，抓紧移交2006年的档案材料，并开始着手2007年工作档案的收集整理。另外，在2008年初要及时安排部门兼职档案人员的培训等。据悉，2008年档案工作情况将纳入部门行政工作及行政负责人的年终考核范围。机关各职能部门、各院系有关负责人出席了会议。(上海外国语大学综合档案室供稿)
立信会计学院综合档案室全力以赴做好学士学位授予单位评估台帐工作
为迎接学士学位授予单位评估，立信会计学院综合档案室自2007年12月20日至28日全面投入学士学位授予单位评审台帐制作工作。根据评估指标，对文件材料进行统一收集、重新整合、系统加工、编制目录、归整成盒等一系列的程序，最终制作完成学士学位授予单位评估台帐191盒。本次台帐制作工作体现了两个方面的特点，一是将评估要求和专题档案归档要求紧密结合，制作台帐与归档过程同步进行，保证了台帐制作的规范性和档案归档的及时性；二是将各部门提供的文件材料与档案相结合，坚持以档案为主、文件材料为辅的原则，确保了评估台帐的真实性和原始性。在整个台帐的制作过程中，综合档案室的同志严格把好文件材料的质量关，以“齐全、完整、真实、美观”为要求，顺利完成台帐制作任务。根据反馈意见，立信迎评台帐制作工作获得了专家组的一致认可和好评。(上海立信会计学院综合档案室供稿)
抢占学校舆论宣传阵地，打造华理档案工作声势
2007年，华东理工大学档案馆在学校本科教学水平工作评估、庆祝校庆、承办校史馆、档案先进评比等一系列重要工作及活动中，抢抓机遇、主动出击，充分利用学校舆论宣传媒介，及时、大批量地宣传、报道档案工作围绕中心、服务大局、发挥作用的具体举措和生动事例。通过该项工作，扩大了档案馆的影响力，提升了档案馆的知名度，推动了学校档案事业不断地向前发展。
如档案馆收集到学校为“上海化工学院”时的校徽；30周年、40周年校庆时制作的纪念章；35周年校庆时上海两位大书法家任政、赵冷月为学校题写贺词的真迹；一些制作精致和价值较高的礼品实物等时，及时将其拍摄或扫描成像，查考当时形成、产生的背景材料，配发相应的新闻稿，第一时间内在校报、校新闻网、档案馆网页、机关网页等上面发布，由于这些信息比较“陈旧”、“古老”，很能夺眼球，师生员工也非常关注，所以起到了很好的宣传效果。档案馆为学校主页栏目“历史回眸”更新的内容，在不到4个月的时间内，访问量就接近10万人次，收到了档案史料宣传学校、服务学校的良好功效。又如，档案馆在校报上开辟的“校史钩沉”专栏，刊登了“华理身世之脉系”的系列文章，连续介绍了院系调整前交通大学、震旦大学、江南大学、东吴大学、大同大学的概况，特别是东吴大学、大同大学这些现在人不熟知的大学，引起了校内师生的广泛关注，对充实校史文化建设内涵，为华东理工师生员工寻找、积聚丰厚的、实感的、难忘的美好记忆，唤醒“知校”、“爱校”、“荣校”的自觉性，具有重要的意义。另外，档案馆还积极参与校宣传部举办的“感动华理的人和事”等征集活动，组织人员踊跃投稿，其中报道华理工校友、现任中国人大常委会副委员长成思危的“活力青春谱写人生新篇章——记我校名誉校长成思危学生时代二三事”的征文，获得了二等奖。
据统计，2007年中，华东理工大学档案馆利用各种媒体共发布了39条新闻，并配发了数十幅照片，为丰富师生员工的精神生活、提高全校各部门的归档意识、促进学校档案工作的发展起到了相当好的效果。(华东理工大学档案馆供稿)
华东师范大学档案馆荣获学校宣传工作奖
2008年1月10日，华东师范大学2007年度宣传思想工作总结表彰大会隆重举行。校档案馆荣获校2007年度学校宣传工作先进集体奖。校档案馆门户网站“华东师范大学档案、校史信息网”继2006年入选学校优秀网站之后，再次荣获校优秀网站奖。（华东师范大学档案馆供稿）
复旦大学召开档案工作者新春茶话会
2008年1月10日，复旦大学召开档案工作者新春茶话会，来自全校各部门、附属医院的档案工作分管领导、专兼职档案员共100多人参加了会议。
会议由档案馆副馆长邱佩芳主持，她首先代表档案馆对一年来各部门领导、兼职档案员对学校档案工作的支持和配合表示衷心的感谢。档案馆沈如松馆长总结了2007年全校档案工作，并对2008年的工作要点作了布置。党办、组织部、研究生院、药学院等部门的兼职档案员结合工作实际，谈了做好档案工作的体会。
通过这次活动，加强了档案馆与部门、档案馆干部与兼职档案员之间的沟通和了解，大家纷纷表示，有信心，在新的一年里，使复旦的档案工作更上一个新台阶。（复旦大学档案馆供稿）
同济大学领导到档案馆调研工作
2008 年1月15日，同济大学常务副校长李永盛，专程到校档案馆进行调研。李校长首先察看了档案馆各科室的工作情况，还兴致勃勃地参观了档案库房，了解库房的保管条件。然后他听取了档案馆冯方一馆长的工作汇报，特别对档案馆目前的工作重点，档案数字化工作的部署、进展、设备等方面情况进行了详细的了解。对学校研究生助管的管理工作表示满意，对档案馆正在筹备的同济杰出人物系列展表示赞赏。对档案馆今后的工作提出了希望。
最后，李校长指出：档案工作的重要性正越来越明显地体现在学校工作的方方面面，加强学校档案工作建设，对学校的长远发展有重要作用。他希望档案馆在新的一年中把工作做得更好，更有新意。（同济大学档案馆供稿）
交大档案馆荣膺“全国档案工作优秀集体”称号
1月16日在京召开的全国档案工作暨表彰先进会议上，国家档案局中央档案馆授予上海交通大学档案馆“全国档案工作优秀集体”称号，这是上海交大继1995年获得“全国档案工作优秀集体”称号之后又一次获得此项荣誉，既是国家档案局对交大档案文博工作的充分肯定,也反映出交大档案文博事业的改革发展取得了长足进步。
近年来，在学校领导和各部门大力支持下，档案馆坚持发展为第一要义，以服务学校中心工作为宗旨，锐意创新，真抓实干，在档案资源建设、信息化建设、服务利用体系建设、学科建设和人才队伍建设等方面取得了跨越式发展，已形成以档案馆为主体，校史博物馆、董浩云航运博物馆、船舶数字博物馆并存，多学科并举，前台服务后台，后台支撑前台，实体与虚拟相融、研究与探索相结合的档案文博工作体系，受到教育部的首肯和赞赏，被推荐为“全国档案工作优秀集体”。
获得“全国档案工作优秀集体”称号，既是对上海交大档案文博工作的肯定，又是对今后工作的鼓励。面对新的形势和任务，档案馆将继续贯彻落实“以人为本”的科学发展观，认真学习、深入贯彻党的十七大精神，总结近年来取得的成绩和经验，与时俱进，采取多种方式，巩固这次评先表彰活动的成果，创新档案文博事业发展思路，破解发展难题，推进档案文博事业科学发展，更好地服务学校和社会，继续为交大一流大学建设作出更大贡献。(上海交通大学档案馆供稿)
上海杉达学院开展2007年度档案管理工作检查评估
为了全面贯彻落实《上海市教育委员会关于加强民办高等学校档案管理工作的意见》（沪教委办[2005]56号）和《上海市民办普通高等学校档案管理办法》（沪教委办[2005]100号）的精神，巩固上海市教委对上海杉达学院档案管理检查所取得的成绩，进一步提高全校档案管理的水平，推进学校各部门档案管理的制度化、规范化建设，2008年1月18日下午，杉达学院档案室与结对单位上海交大档案馆共同对学校的档案管理工作进行了检查，检查同志通过深入院办、人事处、科研处、教务处等部门，实地查看了这些部门的文件材料管理、文件材料的预立卷工作、2007年档案组卷等情况，经综合测评，评出了杉达学院2007年度档案管理工作的特等奖一名，一、二、三等奖若干名。
检查组一致认为杉达学院建立了比较完善的档案管理体制，从2007年开始实行的电子档案和纸质档案的配套归档，为档案信息化建设打下了良好的基础。特别是杉达学院将档案检查评比纳入部门文明单位的评估体系，以评促建，既完善了档案管理，又强化了档案意识的做法得到了检查组老师的一致认同。（上海杉达学院档案室供稿）
上海体育学院召开2008年档案工作会议
2008年1月24日，上海体育学院召开了2008年档案工作会议，院组织部、人事处、研工部、学工部和各部门兼职档案员出席了会议。
上海体育学院档案馆副馆长廖萍同志总结了2007年档案工作，通报了2008年工作计划，要求进一步加大干部人事档案的投入力度，重点加强对学校重大活动和重要事项的归档工作，提高档案网络信息化进程，营造研究性工作氛围，组织好全院兼职档案员的业务学习等。
上海体育学院兼职档案员代表陆琪琛、王丽娜等同志与大家交流了档案工作经验，研工部刘宏同志和组织部李芳同志就档案工作的重要性等进行了报告。
最后，上海体育学院档案馆馆长戴国斌同志作了会议总结。他说，档案工作的对象是“上体经验”；档案工作者的角色是上体历史发展经验的保存者，是上体当前发展经验的收集者，是上体未来发展经验的提供者；档案工作的性质是“上体发展张力的一端”。档案工作以静态化工作与上体的动态发展保持张力，以随后工作与上体前行保持张力，以局部、具体发展材料的收集与体现上体整体发展保持张力。他希望大家继续加强协调，注重积累，做好2008年档案工作。（上海体育学院档案馆供稿）
复旦科研成果获奖
日前，国家档案局2007年度优秀科技成果评选活动揭晓，由复旦大学档案馆与信息办联合研发的“高校电子校务环境中的档案管理系统”获国家档案局优秀科技成果三等奖，这是继1995年“FDA多媒体档案信息管理系统”获奖之后，复旦又一个科研成果获得该项殊荣。此前，“高校电子校务环境中的档案管理系统”还荣获上海市档案科技研究成果一等奖。
“高校电子校务环境中的档案管理系统”在国内高校系统中率先实现了电子校务环境中的档案信息资源的综合管理，在档案信息资源的整合方面具有创新性和良好的行业示范作用。（复旦大学档案馆供稿）
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